یک سازمان، مجموعهای از ارکان و بخشهایی متفاوت را در بر میگیرد و از همینرو، فلسفه وجودی هر سازمانی به ارتباط میان این ارکان بستگی دارد. بر این اساس، بهمنظور ایجاد هماهنگی بین عناصر ساختاری و انسانی سازمان در قالب مجموعهای کارآمد، تحقق ارتباطات مؤثر، امری ضروری است. بهعبارتی دیگر میتوان از «ارتباطات»، بهعنوان نقطه آغازین تمامی وظایف مدیریتی یاد کرد.
علم مدیریت و امر سازماندهی در گرو برقراری ارتباط مؤثر است؛ چرا که در اینصورت، کارکنان از چشمانداز و اهداف سازمانی و نقش خود در دستیابی به این اهداف آگاه خواهند شد. ارتباطات، بهعنوان اساس و بنیان فعالیت مدیران، نهتنها سازماندهی، برنامهریزی و هماهنگی را میسر میسازد بلکه بستری فراهم میآورد تا سازمان ضمن ارتباط با محیط خارج، در قالب نظامی باز و فراگیر فعالیت نماید. بنابراین میتوان گفت، مدیرانی که عملکرد خود را در چارچوب مفاهیم ارتباطات سازمانی شکل میبخشند، بهمراتب از نتایج موفقیّتآمیزتری برخوردار خواهند بود. در واقع حفظ یکپارچگی سازمان، اعمال مدیریت کارآمد و در نهایت برآوردن خواستهها و مطالبات مخاطبان، مستلزم ایجاد ارتباطی کارآمد و مؤثر در تمامی سطوح سازمانی است.
در این میان، «روابطعمومی»، بخشی از فعالیتهای مدیریتی است که وظیفه دیدهبانی و شناخت گروه مخاطبان، بهمنظور برقراری ارتباطی دو سویه و همچنین تفاهم بین آنان و سازمان را عهدهدار است.
مخاطبان یک سازمان ممکن است طیفی به گستردگی دولت، سهامداران، مشتریان و رسانهها را دربر گیرند. از سوی دیگر فعالان و متخصصان عرصه روابطعمومی با پیشبینی کانالهای ارتباطی شفاف بین مدیریت و کارکنان مجموعه، زمینه ایجاد همگرایی، همبستگی و «یکپارچگی» درونسازمانی را میسر میسازند. روابطعمومی در واقع بازوی ارتباطی مدیریت سازمان بهشمار میرود که وظیفه اصلی آن مدیریت ارتباطات سازمانی است. در صورتیکه ارتباطات سازمان در عرصههای گوناگون بهنحوی مطلوب برقرار گردد، بدونتردید بسیاری از مشکلات و موانع پیش رو مرتفع خواهد شد.
در این نوشتار، سعی میگردد به برخی از راهکارهای مؤثر در نهادینه ساختن یکپارچگی سازمانی اشاره شود که روابطعمومی میتواند نقش بهسزایی در پیادهسازی موفق آن داشته باشد.
نخست؛ طراحی یک برنامه روابطعمومی کارآمد و مؤثر جهت نفوذ بر مخاطبان سازمان است؛ چرا که هیچیک از بخشهای سازمانی به اندازه روابطعمومی قادر نخواهند بود در تثبیت جایگاه، بهبود وجهه و افزایش اعتبار سازمان نزد مشتریان، صاحبنظران، رسانهها و در یک کلام افکار عمومی مؤثر باشد.
از سوی دیگر روابطعمومی یک نماینده رسمی سازمانی در خارج از مجموعه بهشمار میرود. متخصصان روابطعمومی با بهرهگیری از مهارتهای ارتباطی، روانشناسی و حتّی تبلیغاتی، میتوانند پشتوانه مطلوبی در رابطه با معرفی فعالیت سازمان ذیربط باشند؛ ولی بدیهی است که این امر مستلزم برخورداری از ارتباطات داخلی مؤثر خواهد بود.
علاوه بر این، روابطعمومی کارآمد، گنجینهای از گردآوری و پرورش ایدهها و ابتکارها است. شناخت عرصههای جدید، تعامل با مجموعهها، افراد و افکار بدیع و متعاقباً تغییر، بومیسازی و بهکارگیری افکار وایدههای نو و نیز در تعامل متقابل؛ معرفی و تسرّی توانمندی و دستارودهای مجموعه و سازمانِ خود، از جمله اقداماتی است که روابطعمومی در راستای یکپارچگی درون و برون سازمانی قادر به انجام آن است.
بهیقین پیادهسازی و نهادینه ساختن نظام مدیریت یکپارچه روابطعمومی، در برآوردن مطالبات مخاطبان و ارتقای اثربخشی نظام مدیریت ارتباطی بهمنظور افزایش رضایت مخاطبان امری ضروری است که بدونتردید دستیابی به این مهم، فراتر از بهکارگیری فنون تبلیغاتی و یا بهرهگیری از تکتیکها و ارتباطات رسانهای است و در وهله نخست، با تقویت ارتباطات انسانی در سطوح درون و برون سازمانی میسر و مقدور خواهد بود.
دکتر محمود ترابیان
مدیر امور روابطعمومی و اطلاعرسانی بانک آینده